L’accreditamento per l’evento #PlayPauseRestart: cosa è cambiato nel 2016?
Nella prima parte dell’articolo vi abbiamo descritto la gestione del check-in per l’evento #PlantingTheSeeds presso il teatro Olimpico di Vicenza. La seconda edizione di TEDxVicenza, invece, si è svolta presso il Teatro Comunale, una struttura moderna e funzionale, predisposta ad accogliere e gestire oltre 900 spettatori nella sala principale. In questo articolo mettiamo in evidenza le novità rispetto al primo anno.
Il Teatro Comunale permette di gestire la fase di accreditamento più agevolmente rispetto al Teatro Olimpico. Il pubblico può convergere facilmente verso l’entrata, disporsi su più file ordinate e accedere infine all’area dedicata al check-in dove, sull’ampio bancone a semicerchio, il Team ha predisposto fino a 6 postazioni per il check-in.
Nonostante l’ambiente sia più confortevole, il problema di garantire un elevato afflusso alla sala principale resta comunque attuale poiché il numero di spettatori previsti raddoppia da 470 a 940. Una capacità che ha portato TEDxVicenza a diventare uno degli eventi TEDx in Italia con più spettatori.
Teatro più grande… problema più grande!
Nella fase di studio su come predisporre il sistema di ticketing aveva un’unica certezza: c’è solo una cosa peggiore di mettersi in fila… ed è accodarsi alla fila che non procede. È il caso di fare nostro un neologismo: il nostro obiettivo è stato quello di ridurre il time-to-checkin, ovvero ridurre al minimo l’intervallo di tempo che intercorre tra quando lo spettatore inizia e termina la fila per accreditarsi.
Come abbiamo organizzato la fase di ticketing:
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Per non affollare l’entrata al Teatro, sul piazzale esterno è stato creato un diversivo per intrattenere gli spettatori: la partnership con Audi ha reso disponibile un test drive nell’area circostante l’evento. Inoltre, sugli schermi posizionati all’entrata sono stati proiettati video a rotazione con il programma della giornata.
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Sul piazzale esterno abbiamo diviso gli spettatori in arrivo su due code in funzione della tipologia di biglietto posseduto e abbiamo invitato gli spettatori a preparare il proprio biglietto, esibendo il QR-Code.
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Le 6 postazioni di check-in, 3 per ogni file esterna, creano una soluzione a imbuto inverso (due code esterne di spettatori che si aprono in 6 code interne). Così facendo, il tempo tra quando lo spettatore si accoda in fila e quando registra il biglietto è lo stesso di quello che si avrebbe con 6 file distinte, ma con una maggiore velocità dell’ingresso nella fase finale della fila. In questo modo, la coda risulta sì più lunga nel piazzale, ma anche molto più dinamica per lo spettatore in attesa.
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I sei supporti in cartone pressato realizzati da Megahub per gli iPad hanno permesso di usarli come perfetti lettori scanner del QR-Code del biglietto. Una piccola, grande innovazione poichè ci ha permesso ridurre al minimo il tempo dell’accreditamento necessario per esibire il biglietto e ricevere il badge.
Tempi di entrata
Dalle 10:16, ora di apertura delle porte, fino alle 11:02, abbiamo assistito all’ingresso del 90% degli spettatori, mentre il restante 10% è entrato nel corso della giornata.
I tempi di registrazione per singolo spettatore – saluto di benvenuto, controllo del QR-Code, consegna del badge, indicazioni su direzione d’entrata e consegna delle cuffiette – sono stati in media di 21 secondi, di poco superiori ai valori del 2015, il cui valore si era assestato in circa 19 secondi.
Il rallentamento è riconducibile a un problema tecnico relativo al riconoscimento dei biglietti verificatosi per una decina di minuti e visibile chiaramente anche dal grafico relativo alla distribuzione di frequenza degli ingressi.
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Per il 2017 avete idee o proposte migliorative per rendere questa delicata fase ancora più veloce o più interessante? Lasciateci il vostro commento.
Leggi la prima parte di questo articolo: L’accreditamento in un evento TEDx: una fase da non sottovalutare (parte 1)
[…] p.s. nell’edizione 2016 abbiamo creato dei supporti per i Tablet, ecco una foto – se vuoi scoprire di più segui questo link https://www.tedxvicenza.com/accreditamento-in-un-evento-tedx-una-fase-da-non-sottovalutare-parte-2/ […]