Come gestire la selezione dei nuovi componenti del team con Basecamp

Le buone pratiche di TEDxVicenza: Basecamp per la selezione dei nuovi componenti del team.

Dal 2015 Basecamp, una delle principali piattaforme di collaborazione online, è il nostro fedele compagno di viaggio per organizzare tutte le attività di TEDxVicenza. E quest’anno lo è stato ancor di più, aiutandoci nella selezione dei nuovi componenti del team. Volete scoprire come?

Più di 25 componenti nel team, tutti volontari, che lavorano insieme e da remoto per molti mesi all’anno per dare vita ogni anno a uno strepitoso TEDxVicenza. Quale strumento migliore di Basecamp per tenere le fila di un progetto così complesso?

Anche quest’anno abbiamo strutturato la gestione di TEDxVicenza in cinque sotto-progetti tramite Basecamp, uno per ogni macro area dell’evento: Theme&Speakers, Partners&Finance, Design&Communication, Operations&Venue and Ticketing. In ognuno abbiano poi attivato quattro strumenti di comunicazione di gruppo: Messaggi, Documenti, Gestione attività e Scadenze.

Utilizzare questa struttura semplice, permette di focalizzarci sulle attività più urgenti e rilevanti per ciascun team, senza perdere tempo a cercare i commenti tra decine di messaggi e altre comunicazioni.

Fin qui tutto facile, giusto?

A fine 2018 ci siamo trovati di fronte a una nuova sfida: in meno di un mese dovevamo attrarre e selezionare almeno una dozzina di nuove risorse per dare manforte al team. E ovviamente lo volevamo fare nel modo migliore, in perfetto stile TEDxVicenza! L’idea era di pubblicare online l’annuncio delle posizioni aperte, completare una prima selezione sulla base dei curricula e delle motivazioni di ciascun candidato, organizzare degli incontri di gruppo e individuali per poter identificare i migliori candidati per il team. La variabile in più? Scattare una foto ad ogni candidato prima delle interviste, e tra poco scoprirete perché.

Basecamp ci è sembrato fin da subito lo strumento più adatto per questa attività, affiancandolo ovviamente ad una matrice di sintesi delle caratteristiche specifiche di ogni candidato. Abbiamo creato una sezione di progetto dedicata, chiamata “Growing the team”. Qui c’erano tutti i compiti più importanti per non perdere pezzi per strada, una bacheca per discutere tutta la strategia e le attività in progress e i testi traccia condivisi dal team per le comunicazioni da inviare ai candidati che avevo raggiunto un esito positivo e negativo.

La funzione di Basecamp che si è rivelata vincente è stata quella relativa ai Documenti: qui abbiamo inserito le foto di ogni candidato, fatte il giorno del colloquio, creando un’area dedicata dove ogni membro del team poteva esprimere la propria opinione su ciascun candidato e leggere quelle degli altri.

L’intuizione di commentare la foto di ciascun candidato è stata tanto semplice quanto efficace: pensate alla facilità di richiamare alla mente impressioni e sensazioni una volta associati gli appunti del colloquio ad un volto. E in più avere un unico luogo ben organizzato dove ognuno poteva apportare il suo contributo. Tutto ciò non ha prezzo! E ad oggi il nostro team per l’evento 2019 è completo. Grazie Basecamp!