L’accreditamento in un evento TEDx: una fase da non sottovalutare (parte 1)

L’accreditamento in un evento TEDx: una fase da non sottovalutare (parte 1)

La community TED ci insegna ogni giorno a migliorare noi stessi e ciò che facciamo. Facendo nostro il motto #ExperienceWorthSpreading abbiamo deciso di raccontare la nostra esperienza legata alla fase di check-in e condividerla con tutti gli altri organizzatori di eventi TEDx.

La visione d’insieme

 

Il 27 Giugno 2015 si è svolta la prima edizione di TEDxVicenza, #PlantingTheSeeds, nella splendida location del Teatro Olimpico, opera del Palladio. Capienza massima: 470 ospiti, di cui 430 da accreditare. Il team era comprensibilmente teso: era stato pianificato (quasi) tutto… oppure no?

Tra le attività pianificabili, un ristretto team di TEDxVicenza ha pensato di dedicare particolare attenzione alla fase di accreditamento. Perché? Forse perché è una fase spesso sottovalutata, e di sicuro perché nell’organizzazione di questa edizione rappresentava una potenziale e importante criticità. Non era semplice, infatti, gestire un flusso di 430 ospiti in 45 minuti attraverso un’entrata con sole 3 postazioni per il check-in. Ebbene, con orgoglio possiamo dire di essere riusciti ad accreditare un ospite ogni 19 secondi! 😉

Com’è stato possibile un tale risultato?

Abbiamo seguito un processo composto da 4 fasi:

1. PIANIFICAZIONE > 2. INNOVAZIONE > 3. PROVA > 4. ESECUZIONE

RISULTATI


 

I risultati del processo sopra descritto: 430 ospiti accreditati all’evento attraverso un’unica entrata e sole 3 postazioni di check-in in appena 45 minuti.

Qualche numero.

Il primo ospite ammesso all’evento è stato accreditato alle 10.17, mentre l’ultimo della fila alle 11.03, 46 minuti dopo. Ciò significa che abbiamo gestito più di 3 accessi al minuto per ciascuna postazione – una media di 19 secondi per accreditare un ospite, accoglierlo, scannerizzare il QR-Code, consegnare il badge corretto, indirizzarlo a prendere posto e congedarsi. Abbiamo inoltre registrato un picco di 15 secondi per un breve tempo sul totale. Il grafico seguente indica la percentuale di ospiti accreditati, incluso lo staff di TEDxVicenza, gli Speaker e chi è arrivato più tardi.

Tempo di utilizzo dei device.

Durante la fase di check-in i dispositivi mobili usati per scansionare il QR-Code dei biglietti sono stati impiegati per il 94% del tempo dell’accreditamento. Ciò significa che solo per il 6% del tempo il loro utilizzo è stato interrotto a seguito di errori legati alla lettura dei biglietti o per rispondere alle domande degli ospiti.

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RISORSE IMPIEGATE


 

Piattaforma di ticketing online: Eventbrite

Dispositivi impiegati al check-in:

  • 3 tablet (più altri 2 previsti come backup)
  • 1 computer portatile

In tutti i dispositivi è stata installata e configurata l’app per gestire l’accreditamento Eventbrite e, ovviamente, ogni dispositivo era collegato a internet attraverso il wi-fi.

Lo staff: 9 persone

  • 5 per gestire gli ospiti in coda (3 all’esterno e 2 sulla soglia d’entrata)
  • 3 persone alle postazioni di check-in
  • un supervisore

 

Tipologie di biglietto: 3 categorie in vendita (range 25 – 100€); 3 categorie non in vendita (Staff, Press e Partners).

I badge: in accordo col nostro tema #PlantingTheSeeds, abbiamo stampato i nostri badge su carta biodegradabile e intrisa di semi.

Canali di vendita dei biglietti: sito di TEDxVicenza e Eventbrite.

Se durante la prima edizione di TEDxVicenza la fase di accreditamento è stata condotta con discreto successo, in occasione della seconda il team ha sfruttato l’esperienza acquisita per gestire efficacemente nuove variabili: cambio di location, pubblico più numeroso, spazi più ampi. Nel prossimo articolo vi racconteremo i dettagli della fase di check-in dell’edizione Play.Pause.Restart>

Nel frattempo, che tu sia un altro organizzatore TEDx oppure uno spettatore, raccontaci la tua esperienza vissuta anche in occasione di altri eventi TEDx e scrivi nei commenti le tue considerazioni o i tuoi consigli sulla fase di check-in!

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1 Comment
  • Pingback:L’accreditamento in un evento TEDx: una fase da non sottovalutare (parte 2)
    Posted at 12:01h, 19 Marzo Rispondi

    […] Nella prima parte dell’articolo vi abbiamo descritto la gestione del check-in per l’evento #PlantingTheSeeds presso il teatro Olimpico di Vicenza. La seconda edizione di TEDxVicenza, invece, si è svolta presso il Teatro Comunale, una struttura moderna e funzionale, predisposta ad accogliere e gestire oltre 900 spettatori nella sala principale. In questo articolo mettiamo in evidenza le novità rispetto al primo anno. […]

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